Kwestia rezydencji podatkowej jest kluczowym zagadnieniem dla przedsiębiorców decydujących się na założenie spółki za granicą, w tym szczególnie w Wielkiej Brytanii. Rezydencja podatkowa spółki determinuje miejsce, w którym spółka ma obowiązek opłacania podatków od całości uzyskiwanych dochodów, bez względu na to, gdzie dochody te zostały faktycznie osiągnięte.​

W Wielkiej Brytanii rezydencja podatkowa spółki ustalana jest według dwóch głównych kryteriów: formalnego (prawnego) oraz ekonomicznego (faktycznego zarządu).​

Kryterium formalne: Zgodnie z brytyjskim prawem, każda spółka zarejestrowana na terytorium Wielkiej Brytanii automatycznie uznawana jest za rezydenta podatkowego tego kraju. Oznacza to, że podlega tam pełnemu obowiązkowi podatkowemu od wszystkich swoich dochodów, niezależnie od ich źródła.​

Kryterium ekonomiczne: Równie istotne jest kryterium ekonomiczne, określane jako „miejsce faktycznego zarządu” (ang. place of effective management). Kryterium to wynika zarówno z brytyjskich regulacji wewnętrznych, jak i z umów międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania, w tym obowiązującej umowy między Wielką Brytanią a Polską z 2006 roku. „Miejsce faktycznego zarządu” oznacza miejsce, w którym podejmowane są kluczowe decyzje zarządcze oraz handlowe dotyczące działalności spółki. Decyzje te powinny mieć istotny wpływ na działalność spółki i jej strategię biznesową. W praktyce jest to najczęściej lokalizacja, w której przebywają najwyższe rangą osoby zarządzające spółką – członkowie zarządu lub osoby posiadające kluczowe uprawnienia decyzyjne.​

Warto zauważyć, że spółka może mieć więcej niż jedno miejsce zarządu, ale jedynie jedno miejsce faktycznego zarządu dla celów podatkowych. Przykładowo, nawet jeżeli dyrektorzy spółki przebywają poza Wielką Brytanią, spółka nadal może być traktowana jako brytyjski rezydent podatkowy. Może się tak zdarzyć, gdy nie można jednoznacznie wskazać innego miejsca faktycznego zarządu albo gdy kluczowe posiedzenia zarządu odbywają się zdalnie, np. przez wideokonferencję, ale jeden z decydentów przebywa w Wielkiej Brytanii.​

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania: W kontekście międzynarodowym istotne są umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO), które Wielka Brytania zawarła z wieloma krajami, w tym z Polską. Celem tych umów jest zapobieganie sytuacjom, w których ten sam dochód podlega opodatkowaniu w dwóch różnych jurysdykcjach. Zgodnie z postanowieniami takiej umowy, jeśli spółka jest uznawana za rezydenta podatkowego obu państw, decydujące znaczenie ma miejsce faktycznego zarządu. Oznacza to, że jeśli kluczowe decyzje dotyczące działalności spółki są podejmowane w Wielkiej Brytanii, to tam spółka będzie uznawana za rezydenta podatkowego.​

Certyfikat rezydencji podatkowej: Aby formalnie potwierdzić status rezydenta podatkowego w Wielkiej Brytanii, spółka może ubiegać się o certyfikat rezydencji podatkowej wydawany przez HM Revenue & Customs (HMRC). Certyfikat ten jest często wymagany przez zagranicznych kontrahentów lub organy podatkowe innych krajów w celu zastosowania preferencyjnych stawek podatkowych wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wniosek o wydanie certyfikatu należy złożyć do HMRC, przedstawiając odpowiednie informacje potwierdzające rezydencję podatkową spółki w Wielkiej Brytanii.​

Stały zakład (permanent establishment): Kolejnym istotnym pojęciem w kontekście rezydencji podatkowej jest „zakład”. Odnosi się ono do stałego miejsca prowadzenia działalności przez spółkę w innym kraju, takiego jak oddział, biuro, fabryka czy plac budowy trwający ponad 12 miesięcy. Jeśli spółka posiada stały zakład w innym kraju, dochody przypisane do tego zakładu podlegają opodatkowaniu w tym kraju, zgodnie z postanowieniami odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Zakładem nie jest placówka utrzymywana wyłącznie w celach przygotowawczych lub pomocniczych, takich jak składowanie lub dostawa towarów, zakup towarów czy zbieranie informacji. Co istotne, jako zakład spółki traktowana jest każda osoba, która działa w imieniu spółki oraz posiada i zwyczajowo wykonuje pełnomocnictwo do zawierania umów w imieniu spółki, chyba że wykonywane czynności ograniczają się do rodzajów działalności o charakterze przygotowawczym lub pomocniczym.

Zyski uzyskane przez zakład są opodatkowywane w kraju, w którym zakład się znajduje, a nie tam, gdzie zarejestrowana jest spółka