Od 18 listopada 2025 r. weryfikacja tożsamości staje się obowiązkowa dla osób, które zakładają, prowadzą, posiadają lub kontrolują spółki w Wielkiej Brytanii, zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu przestępczości gospodarczej i przejrzystości korporacyjnej (Economic Crime and Corporate Transparency Act). Wdrożenie będzie następowało etapami przez 12 miesięcy, ale obowiązki dla nowych powołań i rejestracji spółek dokonanych w dniu lub po 18 listopada 2025 r. zaczynają obowiązywać od razu. Deklarowanym celem jest poprawa wiarygodności rejestru, ograniczenie nadużyć i zwiększenie zaufania interesariuszy do danych korporacyjnych w UK.

Kto musi się zweryfikować?

• Dyrektorzy spółek brytyjskich: nowi dyrektorzy muszą być zweryfikowani, aby dokonać rejestracji spółki lub zostać powołanym od 18 listopada 2025 r.; dotychczasowi dyrektorzy muszą potwierdzić weryfikację przy składaniu następnego oświadczenia potwierdzającego (confirmation statement) w trakcie 12‑miesięcznego okresu przejściowego.
• Osoby sprawujące znaczącą kontrolę (PSC – People with Significant Control): nowi PSC od 18 listopada 2025 r. muszą zweryfikować tożsamość w określonych terminach; dotychczasowi PSC muszą zweryfikować się w wyznaczonym oknie czasowym w roku przejściowym.
• Wspólnicy LLP: wymóg weryfikacji obowiązuje od 18 listopada 2025 r., a kolejne kategorie (w tym dyrektorzy będący podmiotami prawnymi oraz osoby składające dokumenty) zostaną wprowadzone później.

Companies House oczekuje, że do listopada 2026 r. zweryfikuje się 6–7 milionów osób, i zachęca do podjęcia działań z wyprzedzeniem. W większości przypadków weryfikacja jest jednorazowa, trwa kilka minut i kończy się nadaniem osobistego kodu łączącego daną osobę z jej wpisami w Companies House.

Kiedy należy się zweryfikować?

• Nowi dyrektorzy i nowi PSC (od 18 listopada 2025 r.): weryfikacja jest wymagana w momencie rejestracji/powołania lub w ustawowym terminie po wpisaniu PSC do rejestru.
• Dotychczasowi dyrektorzy: muszą potwierdzić posiadanie weryfikacji przy składaniu kolejnego confirmation statement po 18 listopada 2025 r., w ramach 12‑miesięcznego okresu przejściowego.
• Dotychczasowi PSC: muszą zweryfikować się w wyznaczonym im okresie w roku przejściowym; PSC będący jednocześnie dyrektorem mogą mieć obowiązek podania swojego osobistego kodu zarówno w procesie dyrektora, jak i PSC.

Co jest weryfikowane?

Weryfikacja łączy rzeczywistą osobę z jej profilem w Companies House, wykorzystując bezpieczne kontrole dokumentów tożsamości i „liveness”, co skutkuje nadaniem osobistego kodu Companies House. Kod ten trzeba podawać, gdy jest wymagany—zwykle przy confirmation statement w przypadku dyrektorów oraz PSC (lub w terminie po uzyskaniu statusu PSC). Po weryfikacji status jest utrzymywany, chyba że okoliczności wymagają ponownej weryfikacji, a kod służy do powiązania zgłoszeń i powołań ze zweryfikowaną osobą.

Jak się zweryfikować?

• Bezpośrednio w Companies House (przez GOV.UK One Login): Osoby weryfikują się cyfrowo, używając ważnego dokumentu ze zdjęciem (np. paszportu biometrycznego, a w przypadku mieszkańców UK także prawa jazdy), przechodzą kontrolę „liveness”/dokumentów i otrzymują osobisty kod. Ta ścieżka jest bezpłatna.
• Przez Autoryzowanego Dostawcę Usług Korporacyjnych (ACSP – Authorised Corporate Service Provider): Nadzorowane podmioty profesjonalne w zakresie AML (np. biura rachunkowe, kancelarie prawne, agenci zakładający spółki, sekretarze korporacyjni) zarejestrowani jako autoryzowani agenci Companies House mogą zweryfikować tożsamość zgodnie z tym samym standardem i składać potwierdzenia w imieniu klientów.

Większość osób może szybko przejść ścieżkę bezpośrednią. W przypadkach bardziej złożonych—np. dyrektorów spoza UK lub bez kompatybilnych dokumentów —bardziej praktyczna może być weryfikacja przez ACSP.

Konsekwencje braku weryfikacji

Brak weryfikacji stanowi wykroczenie, z konsekwencjami dla osób i spółek:

• Działanie jako niezweryfikowany dyrektor: Występuje wykroczenie po stronie osoby działającej jako dyrektor po upływie właściwego terminu bez weryfikacji, a spółka dopuszczająca taką osobę również dopuszcza się wykroczenia.
• PSC, który nie dokona weryfikacji, popełnia wykroczenie
• Blokady zgłoszeń i odmowa rejestracji: Companies House może blokować składanie dokumentów, gdy brakuje wymaganej weryfikacji, uniemożliwiając złożenie confirmation statement, zmian czy rejestracji nowej spółki do czasu uzupełnienia obowiązku.
• Kary finansowe i egzekwowanie: Należy liczyć się z karami finansowymi za uchybienia oraz możliwą eskalacją, w tym ryzykiem wykreślenia (strike‑off), jeśli rutynowe zgłoszenia pozostają zablokowane i zaległe.
• Praktyczne zakłócenia: Nieweryfikowany dyrektor uniemożliwi złożenie confirmation statement, co może powodować dalsze kary za opóźnienia przy innych obowiązkach terminowych oraz ryzyka bankowe, kontraktowe i regulacyjne związane z utrzymaniem dobrej reputacji.

Companies House zapowiada podejście proporcjonalne odnośnie kar, ale obowiązki prawne są jednoznaczne i terminowe; opóźnienia mogą szybko przerodzić się w ryzyka operacyjne i prawne.